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AI議事録ツールの稟議で決め手になるのは料金ではなく「会議データがどこに保存され、AIの学習に使われないか」です。確認すべきは5項目——①保存場所 ②学習利用の方針 ③第三者認証 ④アクセス制御 ⑤解約時のデータ削除。本記事ではこの5項目を、当サイトが実際にNottaとOtolioの公式ページに当てはめて確認日つきで埋めた結果を公開します。空欄(確認できなかった箇所)も正直に空欄のまま載せます。
会議の音声は、新製品の情報も、人事の話も、取引先の名前も入っている「機密の塊」です。だからAI議事録ツールの法人導入では、現場が「便利そう」と思っても、情報システム部門や決裁者の「そのデータはどこに行くの?」で止まります。実際、生成AI議事録の導入検討で最大の懸念として情報漏洩リスクが挙げられるという調査が広く引用されており、この不安には根拠があります。この記事は、その稟議を通すために確認すべきことを、チェックリストの「配布」ではなく「実際に当てはめた結果」まで含めてまとめたものです。
稟議で聞かれる5項目
①データの保存場所。会議音声・文字起こしがどの国のサーバーに保存されるか。国内リージョン保管を明記しているかは、業種によっては一発アウトの分かれ目です。
②AI学習への利用方針。預けたデータがAIモデルの学習に使われるか。「許可なく学習に使わない」と明記されているかを確認します。ここが曖昧なツールは、規程の厳しい会社では通りません。
③第三者認証。ISO27001(情報セキュリティの国際規格)やSOC 2(米国の内部統制報告)の取得は、「セキュリティに配慮しています」という自己申告を第三者が検証した証拠です。稟議書に書ける客観材料になります。
④アクセス制御。SSO(シングルサインオン)、IPアドレス制限、権限管理。従業員の退職時にアカウントを一括で止められるかは、地味ですが監査で見られる点です。
⑤解約・トライアル終了時のデータ削除。試して導入を見送った場合、預けた録音は消えるのか。ここを明記しているツールは信頼できます。
実際に当てはめてみた: Notta vs Otolio【2026年8月17日確認】
当サイトで料金を継続追跡している2つの法人向けツールについて、上の5項目を公式ページで確認した結果です。公式ページで確認できなかった項目は「確認できず」とそのまま書きます。
| 確認項目 | Notta | Otolio(旧スマート書記) |
|---|---|---|
| ①保存場所 | バックアップデータは国内データセンター保存と明記 | 東京リージョン基本・国内データセンターと明記 |
| ②学習利用 | セキュリティページ上では方針を確認できず(導入時はヘルプ・契約書面での確認を推奨) | 「お客様の許可なく機械学習は行わない」と明記 |
| ③第三者認証 | ISO27001・SOC 2 Type II取得。GDPR・国内個人情報保護法にも対応と明記 | ISO27001(ISMS)取得。AES256暗号化・WAF導入 |
| ④アクセス制御 | 本人認証・アクセス権限管理を明記(プラン別の詳細は要問い合わせ) | SAML認証・IPアドレス制限(オプション)、多要素認証・監査ログ |
| ⑤データ削除 | セキュリティページ上では確認できず | トライアルで契約に進まない場合、録音・議事録データは削除と明記 |
面白い結果になりました。認証の厚さではNotta(SOC 2 Type IIまで取得)、「学習しない」「消します」の明記ではOtolio。どちらが優れているというより、公式ページ上での「言い切り方」に個性が出ています。なお空欄は「対応していない」という意味ではなく「公式ページで確認できなかった」という意味です——稟議では、ここを営業担当への質問リストにしてください。即答できるベンダーは信頼できます。
イギリス政府は「内製」を選んだ——同じ論点です
この5項目が大げさに見えるなら、参考になる事例があります。イギリス政府は議事録AIを市販品の導入ではなく自分たちで作る選択をしました。理由はまさに「行政の会議データを外部に預けにくい」から(詳しくは英政府事例の記事へ)。国家規模でも中小企業でも、議事録AIの導入判断は最終的に「データの置き場所と学習利用」に行き着くわけです。
稟議書に使える試算の型
セキュリティの確認が済んだら、あとは費用対効果です。英政府の2万人実験では自己申告ベースで1人1日平均26分の削減が報告されました。これを流用すると: 「会議参加者◯人 × 議事録作成に費やす時間 × 時給換算」対「ツール月額」という単純な式が書けます。たとえば週5回の会議の議事録に毎回30分かけているなら、月10時間。時給2,000円換算で月2万円分の工数が、月数千円のツール代と比較される——稟議書の骨子はこれで十分です。各ツールの具体的な月額は料金比較記事(毎日自動監視で追跡中)をどうぞ。
▼ISO27001・SOC 2 Type II取得。法人プランは無料トライアルあり
Otolioは料金非公開(初期費用+AIクレジット制)のため、検討する場合は当サイトの解説記事で全体像を掴んでから公式の無料相談へ進むのが早道です(トライアルは法人限定)。
データ確認日: 2026年8月17日(Notta公式セキュリティページ)、Otolioは2026年8月15日までの日次監視で公式サイトの記載を継続確認。表の「確認できず」は当該公式ページに記載が見当たらなかったという意味であり、非対応の断定ではありません。セキュリティ仕様・認証状況は変更されることがあるため、契約前に必ず最新の公式情報と契約書面をご確認ください。本記事のリンクには広告(PR)が含まれます。